Năm ngoái, một chủ vườn rau ở Lâm Đồng gọi cho chúng tôi trong tình thế khá lúng túng. Siêu thị yêu cầu hồ sơ truy xuất cho lô rau vừa giao, nhưng anh chỉ có một cuốn sổ ghi chép nguệch ngoạc. Anh mất gần cả tuần mới gom đủ giấy tờ. Đó là lý do chúng tôi muốn nói rõ cách truy xuất nguồn gốc hàng hóa ngay từ đầu, vì đây không còn là chuyện riêng của doanh nghiệp lớn.
Nói đơn giản, truy xuất nguồn gốc là khả năng ghi lại và tra cứu toàn bộ hành trình của một sản phẩm. Hành trình ấy bắt đầu từ giống cây, vùng trồng, cách chăm sóc, thu hoạch và đóng gói, cho đến khi nông sản tới tay người mua. Muốn làm được, bạn cần ba việc. Gắn mã cho từng lô. Ghi nhật ký sản xuất đều đặn. Và cho phép người mua tra cứu bằng chính mã đó.
Vì sao nông sản cần truy xuất nguồn gốc
Trước đây, khách mua rau thường chỉ hỏi rau có tươi không. Giờ họ hỏi thêm nhiều câu khác. Rau trồng ở đâu? Có dùng phân gì? Phun thuốc vào lúc nào? Đây là xu hướng chung, không riêng gì ở thành phố lớn. Người tiêu dùng ngày càng muốn biết thứ mình ăn đến từ đâu.
Nhà phân phối và siêu thị cũng đang đòi hồ sơ khi nhập hàng. Nhiều nơi không nhận lô nào thiếu thông tin truy xuất. Với người làm nông, không có hồ sơ thì rất khó bước vào các kênh này. Đó là thực tế, không phải lý thuyết suông.
Một lý do ít người nghĩ tới là khi xảy ra sự cố an toàn thực phẩm. Nếu có truy xuất, cơ quan chức năng và chính bạn có thể thu hồi đúng lô bị lỗi. Không có truy xuất, người ta buộc phải thu hồi cả vụ, thiệt hại lớn hơn nhiều. Chúng tôi từng nghe không ít trường hợp như vậy, và lần nào cũng tiếc, vì lẽ ra chỉ cần khoanh vùng một lô là đủ.
Đặt mã định danh cho từng lô hàng
Mã lô là chìa khóa của cả hệ thống. Đó là một dãy ký tự cho biết lô hàng đến từ đâu và thu hoạch khi nào. Một mã lô thường gồm ba phần: mã vùng trồng, ngày thu hoạch và số thứ tự lô trong ngày.
Lấy ví dụ, mã RAU-LD01-240315 nghĩa là lô rau vùng Lâm Đồng, thu hoạch ngày 15/03/2024. Chỉ cần nhìn mã là đọc được phần lớn thông tin cần thiết. Người phụ trách kho, người kiểm tra và người mua đều hiểu cùng một ngôn ngữ.
Bước tiếp theo là gắn mã lên bao bì, thùng hàng hoặc tem nhãn. Điều quan trọng nhất là quy tắc đặt mã phải giữ nguyên từ đầu đến cuối vụ. Đừng đổi cách đặt giữa chừng, vì sổ sách sẽ rối và rất khó đối chiếu sau này.
Nhật ký sản xuất: phần người ta hay bỏ qua
Nhật ký là nơi ghi lại những gì đã diễn ra trên ruộng vườn. Bạn ghi ngày gieo trồng, loại giống, lịch bón phân và lịch phun thuốc, kèm thời gian cách ly sau khi phun.
Các lần kiểm tra sâu bệnh, ngày thu hoạch và tên người phụ trách cũng nên có trong sổ. Lỗi phổ biến nhất là ghi sau nhiều ngày rồi điền lại theo trí nhớ. Trí nhớ rất dễ sai, nhất là với những lần phun thuốc đã diễn ra vài hôm trước.
Hãy chọn một khung giờ cố định mỗi ngày để ghi, dù chỉ vài dòng ngắn. Việc nhỏ lặp lại đều đặn sẽ thành thói quen. Có vườn dùng sổ giấy, có vườn dùng bảng tính trên điện thoại. Hình thức nào cũng được, miễn là ghi đủ và ghi đúng.
Giữ hồ sơ vật tư đầu vào
Hóa đơn giống, phân bón và thuốc bảo vệ thực vật nên được lưu ngay khi mua. Đừng để dồn đến cuối vụ, lúc đó giấy tờ rất dễ thất lạc, và có khi bạn không còn nhớ mua ở đâu.
Hãy chụp lại nhãn mác sản phẩm và giữ bản sao giấy chứng nhận giống, chất lượng nếu có. Đặt tên file theo mã lô để sau này tìm lại nhanh. Một thư mục gọn gàng trên máy tính có thể tiết kiệm cho bạn cả buổi chiều lục lọi.
Ghi nhận thu hoạch, sơ chế và đóng gói
Khi thu hoạch, bạn cần ghi khối lượng, thời điểm, nơi sơ chế và người thực hiện. Phần này dùng để đối chiếu với nhật ký trồng trọt. Khi hai bên khớp nhau từ đầu đến cuối, hồ sơ mới có giá trị thật sự.
Dưới đây là một bảng mẫu đơn giản để bạn tham khảo:
| Lô | Ngày thu hoạch | Khối lượng (kg) | Nơi đóng gói | Người phụ trách |
|---|---|---|---|---|
| RAU-LD01-240315 | 15/03/2024 | 420 | Nhà sơ chế Đức Trọng | Anh Thành |
| RAU-LD01-240318 | 18/03/2024 | 310 | Nhà sơ chế Đức Trọng | Chị Hương |
Điều kiện bảo quản cũng cần ghi lại. Rau lá và trái cây có yêu cầu nhiệt độ khác nhau. Ghi đúng ngay từ đầu, để khi có vấn đề bạn biết nguyên nhân nằm ở khâu nào trong chuỗi.
Tạo mã QR để người mua tự tra cứu
Mã QR là cách nhanh nhất để người mua xem thông tin lô hàng bằng điện thoại. Bạn có thể dùng các công cụ tạo mã miễn phí, rồi liên kết mã đó tới trang thông tin của lô tương ứng. Với hộ nhỏ, một trang đơn giản ghi mã lô, ngày thu hoạch và vùng trồng là đủ dùng.
In mã lên bao bì, tem nhãn hoặc thẻ treo tại quầy. Trước khi giao hàng, hãy quét thử bằng điện thoại. Chúng tôi từng gặp trường hợp in xong cả mẻ tem mới phát hiện đường link sai, phải làm lại từ đầu. Vài phút kiểm tra tiết kiệm được rất nhiều tiền tem.
Nếu bạn đang muốn có một trang tra cứu riêng cho trang trại, đội ngũ MONA Media thiết kế website là một lựa chọn để cân nhắc phần giao diện, còn nội dung và quy trình ghi chép vẫn do chính vườn quyết định.
Một mô hình thực tế ở Đà Lạt
Có một hộ trồng khoảng 1 ha rau ở Đà Lạt mà đội ngũ chúng tôi theo dõi một thời gian. Họ đặt mã theo luống và ngày thu hoạch. Mỗi tối trước khi nghỉ, chủ vườn ghi nhật ký của ngày hôm đó. Mỗi lô được dán một tem nhỏ có mã QR.
Khi siêu thị hỏi hồ sơ, chủ vườn xuất được nhật ký chỉ trong vài phút. Trước đây, việc này có thể mất cả tuần. Đơn hàng nhờ vậy ổn định hơn, khách quay lại cũng nhiều hơn. Niềm tin không mua được bằng tiền, nó phải được tích lũy dần qua từng lô hàng.
Những lỗi hay gặp và cách xử lý
Ghi nhật ký không đều là lỗi phổ biến nhất. Hãy đặt một giờ cố định, ví dụ trước bữa tối, để việc ghi chép thành thói quen. Ban đầu có thể thấy phiền, nhưng sau vài tuần thì gần như không còn cảm giác đó nữa.
Mã lô không khớp giữa bao bì và sổ sách cũng khá thường gặp. Bạn chỉ nên dùng một quy tắc đặt mã duy nhất, và kiểm tra lại trước mỗi lần in tem. Một sai sót nhỏ trên tem có thể khiến cả lô không tra cứu được.
Thiếu hồ sơ đầu vào thường do lưu giấy tờ quá muộn. Hãy lưu hóa đơn ngay khi mua, đừng để chúng chất thành đống, vì đến lúc cần thì không ai còn tìm được gì.
Câu hỏi thường gặp
Hộ nhỏ chưa có phần mềm thì có làm được truy xuất không?
Làm được. Một cuốn sổ tay, vài tờ hóa đơn và một mã QR miễn phí là đủ để bắt đầu. Phần mềm chỉ thật sự cần khi quy mô lớn lên và số lô nhiều đến mức sổ giấy không còn đáp ứng nổi.
Chi phí làm truy xuất nguồn gốc cho nông sản là bao nhiêu?
Với hộ nhỏ, chi phí chủ yếu nằm ở tem nhãn và thời gian ghi chép. Con số cụ thể tùy quy mô và cách làm của từng nơi, nên bạn tự tính dựa trên thực tế vườn của mình sẽ chính xác hơn mọi con số chung.
Cần lưu hồ sơ truy xuất trong bao lâu?
Nên giữ ít nhất đến khi lô hàng được tiêu thụ hết và còn đủ thời gian để đối chiếu khi cần. Nhiều đơn vị giữ thêm một vụ nữa để đề phòng tình huống bất ngờ.
Mã QR có bắt buộc không, hay chỉ cần ghi mã lô?
Tùy yêu cầu của kênh bán hàng. Chỉ ghi mã lô vẫn có giá trị, nhưng mã QR giúp người mua tra cứu thuận tiện hơn nhiều, và điều đó khiến họ yên tâm khi cầm sản phẩm lên.
Truy xuất nguồn gốc có giúp bán giá cao hơn không?
Có thể, nhất là khi khách hàng đã tin bạn. Nhưng đừng kỳ vọng giá tăng ngay sau một vụ. Truy xuất giúp giữ chân khách và có đầu ra ổn định hơn, đó là lợi ích lâu dài mà chúng tôi thấy rõ nhất ở các vườn làm bài bản.
Nếu bạn mới bắt đầu, hãy làm ngay từ lô đầu tiên, đừng chờ đủ phần mềm mới làm. Mỗi người làm nông có thể khởi đầu từ một cuốn sổ và một quy tắc đặt mã rõ ràng, rồi mở rộng dần theo quy mô. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách hiểu đúng về truy xuất nguồn gốc sản phẩm nông nghiệp để có nền tảng vững hơn trước khi triển khai.
Khi hồ sơ đã gọn gàng, bạn cũng nên nghĩ đến chuyện chứng nhận. Một vườn áp dụng quy trình VietGAP thường đã có sẵn nhiều dữ liệu cần cho truy xuất, nên nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn, bạn có thể xem bài VietGAP là gì và quy trình chứng nhận cho nông hộ. Và nếu muốn xem những mô hình đã làm bài bản thì các mô hình trang trại thành công tại Việt Nam cũng là nguồn tham khảo hữu ích cho bà con.